Monitekeminen – multitasking tai multitaskaus – kuormittaa aivoja ja voi kääntää tietotyöläisen tavoitteleman tehokkuuden nurinperin.

Tunnistatko itsesi? Keskityt johonkin tehtävään, kunnes huomiosi vie puhelimeen tai sähköpostiin tuleva viesti. Vastaat välittömästi, vaikkei asia ehkä ole kiireellinen. Tai keskeytät työsi, kun jotain unohtunutta ja pikaisesti hoidettavaa muistuu mieleen.

– Monitekeminen on kahden toisistaan riippumattoman asian tekemistä samanaikaisesti. Se on tyypillistä pirstaleisissa työnkuvissa, joissa tehtävään liittyy paljon pieniä kokonaisuuksia. Sillä yleensä yritetään lisätä tehokkuutta, säästää aikaa tai reagoida nopeasti johonkin. Suomalaiset työntekijät ovat tunnollisia ja haluavat tehdä työnsä hyvin. Jos on vaikea sanoa ei, työkuorma kasvaa, mikä voi johtaa monitekemiseen, sanoo kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitokselta.

Usein multitasking altistaa virheille, kun mitään ei tule tehtyä kunnolla ja keskittyneesti. Tästä puhutaan kuvaavasti termillä multipasking.

Osaltaan ihminen itse aiheuttaa pomppimisen asiasta toiseen.

– Jos on tottunut työskentelemään monikanavaisesti ja seuraamaan vaikkapa sähköposteja jonkun toisen tehtävän ohessa, altistuu helposti monitekemiselle. Huomion siirtäminen johonkin toiseen asiaan antaa tavallaan lyhytaikaisen hyvänolon tunteen.

Monitekemisestä voi Heusalan mukaan myös olla hyötyä keskittymiskyvylle, mutta yleensä vain, jos toinen tehtävistä on rutiininomaista.

– Jos esimerkiksi seuraa jotain luentoa tai webinaaria tietokoneella ja kutoo samalla sukkaa, esitystä kuuntelee ja kuulemaansa muistaa paremmin. Tämä tosin edellyttää, että on hyvä kutomaan. Myös kävely ja puhuminen tukevat toisiaan. Kävely on automaattista toimintaa, joka aktivoi aivoja. Siksi kävelykokoukset ovat hyviä, hän antaa esimerkkejä.

Aivot väsyvät pitkän päälle

Pääkoppa joutuu koetukselle, kun aivokapasiteetti jakautuu kahden eri asian tekemiseen samaan aikaan. Multitaskaus haastaa pitkän päälle tietotyöläisen työkykyä ja heikentää hyvinvointia, mikä voi ilmetä uupumuksena ja stressioireina.

Fyysisen työn tekemisessä on jo pitkään panostettu työturvallisuuteen, mutta tietotyöläisten kognitiivinen ergonomia on vielä lapsenkengissä. Melkein kaikki työtehtävät painottuvat kuitenkin nykyään tiedolla työskentelyyn. Heusala kertoo, että työpaikolla ollaan vasta heräämässä sen parantamiseen ja hyvien käytäntöjen kehittämiseen. Viitteet tiedolla työskentelyn kuormittavuudesta nousevat usein esiin työpaikkojen hyvinvointikyselyissä.

– Monitekemiseen johtavista asioista on tärkeää keskustella työyhteisössä eikä jättää niitä yksilöiden harteille. On hyvä miettiä yhteisiä toimintatapoja, kuten vastaamisaikaa viesteihin tai ajan varaamista ennakoimattomiin tehtäviin. Yhteisten pelisääntöjen, suunnittelun ja aikataulutuksen kautta voi vähentää jatkuvaa pomppimista usean eri tehtävän välillä. 

Vähennä monitekemistä näin

• Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan. Stressi ja virheet vähenevät.
• Kirjaa tehtävät ylös paperille tai sähköisesti äläkä pidä niitä vain mielessä.
• Vältä pomppimista tehtävästä toiseen ja kehitä keskittymiskykyäsi Pomodoro-tekniikan avulla. Ajasta kännykkään tai munakelloon 25 minuuttia ja keskity sinä aikana vain yhteen tehtävään. Pidä muutaman minuutin tauko ennen seuraavaa rupeamaa.
• Rytmitä työpäiväsi. Katso esimerkiksi sähköpostit vain kolme kertaa päivässä: aamulla, ennen lounasta ja ennen työpäivän päättymistä. Hoida to do -listalle kertyneet työt johonkin tiettyyn aikaan.
• Laita sähköpostista ja viestipalveluista kaikki visuaaliset ilmoitukset ja äänet pois, ellet työskentele tehtävässä, jossa täytyy päivystää.
• Tee jokin tehtävä valmiiksi päivän aikana sen sijaan, että edistät kaikkia tehtäviä vähän.
• Priorisoi ja aikatauluta tehtäviä etukäteen päivä- ja viikkotasolla kalenteriin.
• Tarkista oma asenteesi. Ei ole tarpeen olla aina muiden tavoitettavissa eikä muiden tarvitse aina olla sinun tavoitettavissasi.